イグスの手続規則

サプライチェーン法に則った苦情処理

第I版第01号2024年1月

1. 苦情処理の目的と範囲

イグスの苦情処理では、影響を受ける可能性のある全ての方が、イグスの事業分野またはサプライヤーの事業分野において、経済活動の結果生じた人権または環境に対するリスクおよび義務違反を、サプライチェーン全体を通じて指摘することができるとしています。

イグスは、サプライチェーン法の要件を真摯に受け止め、サプライチェーンにおける潜在的な不正行為を早期に確認し、適切な措置に着手することを目標としています。

イグスでは、サプライチェーン法に関連する違反の可能性について情報をイグスに報告できるようにし、それを一貫してフォローアップして、この目標を達成しています。

イグスの全従業員および当社のサプライチェーン関係者は、人権または環境に対するリスクまたは違反について、イグスが設定した苦情処理サービスを通じてイグスに通知することができます。

この通知は、匿名かつ非公開で行えることが保証されています。これにより、イグスは早い段階でリスクの存在を認識し、最善の場合は、人や環境に被害が及ぶ前に解決する機会を得ることができます。

2. 意見およびコンプライアンス違反の報告手続き

イグスには、コンプライアンス違反を報告するための様々な社内チャンネルがあり（例　上司や従業員代表者の通知）、イグスの内部通報制度は、内部通報と外部通報のどちらでも利用可能です。この制度は、当社のサプライチェーンに関わっていれば、誰もが制限なく使用できます。

コンプライアンス違反は、当社のオンライン報告システムである内部通報制度（reporting-channel.com）を介して、数回クリックするだけで、世界中で、24時間、各種言語で、無料で報告できます。

報告書を提出する際には、サプライチェーン法第2条第2項および第3項の意義の範囲で、人権および環境に対するリスクまたは義務違反に関して、テーマ別に記載するものとします。

人権に関連する禁止事項には、特に以下が含まれます。

• 児童の就労（15歳未満の児童の雇用は原則禁止）
• 強制労働
• 奴隷制、性的搾取
• 雇用先の法律に則った安全衛生規制の不遵守
• 賃金の支払い留保
• 拷問または屈辱的な扱いの適用
• 結社の自由
• 保護された法的地位を深刻な形で損なう可能性があり、違法性が明白な行為または不作為

環境関連の禁止事項には、特に以下が含まれます。

• 水銀含有化合物の製造禁止
• 水銀廃棄物の不適正な処理の禁止
• 特定の化学物質と残留性有機汚染物質の生産および使用の禁止
• 環境に配慮していない廃棄物の取り扱い、収集、保管、処分の禁止
• 土壌、水、大気の汚染、水の過剰消費
• 保護された法的地位を深刻な形で損なう可能性があり、違法性が明白な行為または不作為

3. 報告書の受領と初期評価

初期評価の一環として、HRは報告書が人権や環境、義務違反に関したものかどうか、提出された報告書が正しいかどうかを判断します。続いて、例えばリスクマトリックスを使用して、起こりうる結果についてリスク評価を行います。

情報提供者は、情報が記録されたことについて、速やかにフィードバックを受けます。さらに、各処理段階と最終結果に関する中間報告が、保護された環境下で、ポータルを介して内部告発者に送られます。

4. 審査手順

関連性と疑いが確認された場合、事実関係を明らかにするため、当社は、できる限り速やかに社内調査に着手します。通知内容は、詳細に確認されます。

5. 必要な措置の実施

調査が完了したら、イグスは今後、違反を排除する、最低限に抑える、または防止するための措置が必要かどうかを確認します。そのため、修正と改善の具体的な必要性を分析します。この分析には、違反によって影響を受けるグループの期待を考慮に入れることも含まれています。必要な対策には、プロセスの調整、新たなガイドライン、トレーニングの改善など、当社の事業部門においては、純粋に社内対策である場合があります。しかしながら、第三者と一緒に、または第三者に対する措置も必要な場合があります。措置の実施は適宜に監視され、その有効性は、工程を細かくして、詳細に厳しくチェックされます。

6. 文書化

すべての報告、調査活動、結果は文書化され、決められた場所に保管されます。こうした文書は、関連する法的要件およびデータ保護期間に従って、保存されます。閲覧権やアクセス権は、厳しく規制されます。さらに、法律で定められている場合は、当社はすべてのデータ対象者に、実施された調査およびこれに関して処理された個人データについて通知します。

7. リスク分析と報告

報告の処理過程で得られた調査結果は、リスク分析に使用されます。年間報告が作成され、報告の数と取り扱いについて公表されます。さらに、特別レポートが経営陣に提出されます。

8. 有効性試験

イグスでは、苦情処理に関連する上記すべての制度と処理方法の有効性を、少なくとも年に1回、必要に応じて見直しています。

9. 内部告発者の保護

人権や環境に対するリスクや義務違反の可能性を指摘することは、イグスおよび当社のサプライチェーンにとって、大きな価値があります。

このため、苦情処理工程の全般に渡って、匿名での対話が可能です。匿名で行ったやり取りについての守秘義務は、常に保証されています。IPアドレスは記録されません。内部告発者の技術的保護のため、以下の手続きが導入されています

• 伝送の暗号化：内部通報制度（reporting-channel.com）のデータベースに保存されているデータは、全て暗号化されています
• ルールベースで行う削除は、データ保護をしながら実施します
• 定期的にITセキュリティ監査を実施して、システムのセキュリティを監視します。

イグスが苦情処理に関する報告書を提出したことで、内部告発者がマイナスの結果に脅かされることはありません。やり取りは、常に機密に行われます（第3項参照、また適切な措置を実施して、社内でも気密性は保証されます）。

10. 連絡先

当社の苦情処理に関してご意見やご提案がございましたら、遠慮なく当社人事部（+49 2203 9639-151）までご連絡ください。