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バージョンI、トレードショー・スタンド 2024年1月01日
イグス（igus SE&Co.KG）の苦情手続きは、当社の事業活動、またはサプライチェーン全体における取引先（サプライヤー）の事業活動に起因して生じた人権・環境上のリスクや義務違反について、関係し得るすべての方が当社に通報できる仕組みを提供するものです。
イグスはサプライチェーン・デューディリジェンス法（LkSG）の要件を重く受け止めており、サプライチェーン上の潜在的な不正を早期に把握し、適切な是正措置を講じることを目指します。
この目的のため、LkSG に関連する違反の疑いに関する情報を受け付け、継続的に追跡・対応できる体制を整えています。
当社の従業員ならびにサプライチェーン上の関係者は、イグスが設けた苦情手続きを利用し、人権・環境上のリスクや違反を当社に通知することができます。
通報は匿名かつ機密を保持した形で行えるようにしています。これにより、イグスはリスクを早期に把握し、人や環境に被害が及ぶ前に可能な限り解消することを目指します。
コンプライアンス違反の報告には、社内の複数の窓口（例：上長・従業員代表への報告）が利用できます。加えて、igus の内部・外部向け通報システム（whistleblower system）も用意しており、当社のサプライチェーンに関与するすべての方が制限なく利用できます。
人事（HR）は初期評価として、当該通報が人権・環境リスクまたは義務違反に該当するか、ならびに通報内容の妥当性を確認します。続いて、リスクマトリクス等を用いて、想定される影響のリスク評価を実施します。
通報者には、通報を受領した旨を速やかに通知します。
その後の各処理段階における中間状況報告および最終結果は、保護された環境（ポータル）を通じて通報者に提供されます。
通報の関連性と一次的な疑いが確認された場合、事実関係を解明するために可能な限り迅速に社内調査手続きを開始します。
提出された通報内容は詳細に検証されます。
調査完了後、igus SE&Co.KGは、違反を将来にわたり排除・最小化・予防するための措置が必要かどうかを検討します。そのために、具体的な是正・改善の必要性を分析し、違反の影響を受けた関係者の期待も考慮に入れます。
必要な措置には、当社事業部内で完結する内部措置（プロセスの見直し、新たなガイドラインの策定、研修内容の改善など）が含まれる場合があります。一方で、第三者に対する措置や第三者と連携して実施する措置が必要となることもあります。
これらの措置の実施状況は適切にモニタリングし、小さなプロセス単位で有効性を精査します。
すべての通報、調査活動、調査結果は、定められた保管場所に記録・保存します。保存は、関連する法令およびデータ保護上の保存期間に従って行います。これらの文書の閲覧・アクセス権限は厳格に管理されています。
加えて、法令で求められる場合には、実施した調査の内容およびその過程で処理された個人データについて、影響を受けたすべての当事者に通知します。
通報対応の結果得られた知見は、リスク分析に反映します。
通報件数や対応状況については、年次報告書を作成・公表します。さらに、必要に応じて随時（アドホック）レポートを経営陣へ提出します。
上記の苦情手続きに関わるすべての制度・プロセスについて、その有効性を随時、少なくとも年1回はレビューします。
人権・環境上のリスクや違反に関する情報は、イグスおよび当社のサプライチェーンにとって極めて重要です。
そのため、苦情手続きの全工程で匿名での対話が可能です。匿名でのやり取りの機密性は常に確保され、IPアドレスは記録しません。また、通報者を技術的に保護するため、以下の仕組みを導入しています。
イグスの苦情手続きを通じて通報を行っても、通報者に不利益が生じることはありません。やり取りの機密性は常に担保され（→「3. 通報の受領と初期評価」を参照）、社内でも適切な措置により保護されます。
当社の苦情手続きに関するご意見・ご提案は、人事部（HR）までご連絡ください。
電話：02203/9639-151